Registrácia členov v SGF a editácia poplatkov

22.5.2018

Upozorňujeme všetkých predsedov klubov a klubových managérov, že od dnešného dňa je možné urobiť všetky potrebné opravy v registračnom systéme, najmä chyby v počítaní poplatkov za registráciu. Následne na to je možné generovať platobné predpisy, čím registráciu na rok 2018 uzatvoríme.

Ďalšou dôležitou informáciou je, že 25.5.2018 vstupuje do účinnosti Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 a Smernica Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/680 o ochrane osobných údajov, známe tiež ako GDPR.

Poskytujeme Vám vyjadrenie firmy Unionsoft, ktorá nám spravuje informačný systém Membery.

V Slovenskej republike platí relatívne prísna legislatíva týkajúca sa spracovania osobných údajov už niekoľko rokov. Preto ak organizácia spĺňala doterajšie legislatívne požiadavky platné na Slovensku, nemala by pre ňu implementácia GDPR predstavovať závažný problém.

Systému Membery sa týkajú najmä dva pojmy definované v článku 3 a to bod 6 “Informačný Systém” a bod 9 “Sprostredkovateľ”,

Membery tvorí iba časť “informačného systému” zákazníka, v ktorom sa spracúvajú osobné údaje. Zákazník spravidla spracúva údaje vo viacerých systémoch (mzdová agenda, účtovníctvo atď.),
Spoločnosť Unionsoft prostredníctvom systému Membery je z pohľadu GDPR “sprostredkovateľom” spracovania osobných údajov. Tieto údaje nevlastní a nijako s nimi nepracuje, neposkytuje ich tretím stranám a ani nijako inak nevyužíva mimo účelu poskytovania služby pre zákazníka, vačšinou “prevádzkovateľa” v zmysle daného nariadenia

Súhlas so spracovaním osobných údajov

Pojem “Súhlas so spracovaním osobných údajov” bol zakotvený v slovenskej legislatíve ešte pred platnosťou GDPR. Preto každá organizácia pracujúca s osobnými údajmi by mala mať už teraz ošetrený zber súhlasu, ak je to potrebné. GDPR prináša zmenu najmä, ale nie len v tom, že tento súhlas musí byť vedomý a informovaný.

Ak ste športová organizácia spracovanie osobných údajov začína už momentov vyplnenia prihlášky, teda vydanie súhlasu by malo byť súčasťou samotného vyplnenia prihlášky do organizácie, na podujatie alebo inú aktivitu pre ktorú osobné údaje vyžadujete.

Aj napriek tomu systém Membery umožňuje dodatočný zber súhlasu so spracovaním osobných údajov implementáciou “Žiadosti o registráciu člena - model B”. Ak však súhlas získavate v papierovej podobe, tento dodatočný súhlas nie je nevyhnutný a môžete kľudne pokračovať v žiadostiach písomnou formou.

Pre organizácie, kde sa člen do systému prihlasuje priamo cez systém Membery, teda nie prostredníctvom Klubového Manežéra ponúkame možnosť implementácie vyjadrenia súhlasu priamo pri registrácii.

Právo na opravu alebo vymazanie osobných údajov a obmedzenie spracúvania

Ďalšou požiadavkou hodnou zreteľa je právo dotknutej osoby na získanie informácie o rozsahu informácií, ktoré prevádzkovateľ o osobe spracúva, možnosť o opravu a odopretie spracovania osobných údajov. Teda aj právo na zabudnutie. Keďže prevádzkovateľ o osobe spracúva informácie aj v iných systémoch ako Membery, nie je možné tieto informácie poskytovať cez náš systém. Legislatíva tiež nevyžaduje aby tieto informácie boli poskytnuté okamžite, ale na základe žiadosti. Rozsah informácií na ktoré má dotknutá osoba nárok sú popísane najmä v článku 13 a 14.

Membery ako sprostredkovateľ

Spoločnosť Unionsoft už od svojich počiatkov dbá o ochranu osobných údajov zmysle platnej legislatívy. Máme registrovaný bezpečnostný projekt, zodpovedné osoby v zmysle spracovania osobných údajov, dátami manipulujeme iba v súlade s požiadavkou prevádzkovateľa, nikdy žiadne dáta neposkytujeme tretej strane bez priamej žiadosti prevádzkovateľa atď. S ohľadom na GDPR sme pripravili úpravu všeobecných obchodných podmienok.

Odporúčania pre zákazníka

Vytvoriť komunikačný kanál pre dotknuté osoby (napr. formou emailovej adresy), kde bude možné komunikovať všetky náležitosti spojené s ochranou osobných údajov. Napríklad požiadať o informáciu o rozsahu spracovania dát, obmedzenie spracovania údajov, hlásenie incidentov, atď,
Zverejniť dokument (napr. formou webovej stránky), ktorý popisuje rozsah a formu spracovania osobných údajov vašou organizáciu
Odporúčame zverejniť informáciu o komunikačnom kanáli a zverejnenom dokumente na prihlasovacej obrazovke do systému Membery alebo na verejnej portálovej časti (ak ste jej zákazníkom) formou odkazov
Zosúladiť svoj proces zberu osobných údajov a súhlasu so spracovaním od dotknutých osôb upraviť tak, aby bol v súlade s požiadavkami legislatívy
Zaviesť retenčnú politiku pre spracúvané dáta a dáta spracúvať iba po nevyhnutný čas

Aké zmeny nastanú v systémem Membery k 25.5.2018

Základnou zmenou, ktorá sa nepriamo dotkne zákazníka je spracovanie logov a auditných informácií. Od daného dátumu sa budú auditné informácie a logy automaticky mazať po 30 dňoch.

Ostatné zmeny sú interné, bez priameho dopadu na vás. Všetky ďalšie zmeny sú na dobrovoľnej báze a v prípade, že ste spĺňali legislatívu doteraz, nemusíte v súvislosti s Membery urobiť nič navyše.